В наш безумный информационный век мы все, независимо от рода занятий, немного канцелярские работники. Это означает, что существует достаточно большой спектр повседневных навыков работы с информацией, совершенствование которых до определенной степени позволит нам экономить время для решения более масштабных жизненных задач.
Ниже приводятся экспресс-советы указывающие, каким образом можно повысить эффективность работы с информацией в знакомых многим «канцелярских» ситуациях.
Работа с деловыми бумагами (документами)
1) Наведите порядок на своем рабочем столе, или так: наводите порядок на письменном столе хоть изредка!
2)Делите рабочий стол на три зоны («стопки») для бумаг по их приоритетности:
― «работаю в настоящий момент»;
― «вторая очередь»;
― «буду работать, когда появится свободное время».
Эти три «стопки» могут располагаться на рабочем столе в любой удобной для вас последовательности, например, слева направо.
3) Используйте соответствующие тематические ячейки (папки-органайзеры, лотки, полки и т. п.) для удобного хранения информации.
4) Сортируйте входящие бумаги (документы) по приоритетности:
― «реагировать сразу»;
― «принять решение после получения дополнительной информации, обсуждения»;
― «сразу выбросить в мусорную корзину».
5) Не допускайте скопления бумаге грифом «не знаю». Например, периодически их можно выбрасывать в мусорную корзину. (В эту категорию попадают все «зависшие» деловые бумаги, то есть не срочные, не важные, не точные, не полные (следовательно, немного «отлежавшись» и так и не став востребованными, они вполне могут отправиться в мусорную корзину). Гриф «не знаю» также может ставиться на «странные» бумаги, по форме и содержанию не соответствующие стандартам документооборота в организации; или на бумаги, рассмотрение которых выходит за пределы компетентности сотрудника.)
6) Ограничивайте поток, и в особенности — хранение информации (не копируйте, не храните «про запас»).
7) Создайте личную архивную систему для документов, с которыми вы постоянно или часто работаете (например, «ближний» и «дальний» архивы).
Общение по телефону
1 Планируйте телефонные звонки (для других людей — назначайте время, когда вам можно позвонить, и строго придерживайтесь его). От случайных незапланированных звонков отгораживайтесь секретарем или автоответчиком.
2) Для тех звонков, от которых не удалось отгородиться, введите жесткий регламент времени, например, 5 минут. (В принципе, для делового общения хорошо бы ввести регламент — внутриорганизационный стандарт — на любые звонки.)
3) Ведите (и требуйте от сотрудников) краткую запись телефонных разговоров (телефонограммы). Желательно, чтобы телефонограмма была формализованным документом. Тогда важная информация не будет теряться и не нужно будет тратить время на перезванивание, уточнение и т. п.
4) Создайте персональную и организационную базу телефонных номеров.
5) Будьте компетентными в телефонном общении: четко представляйтесь в начале разговора; говорите кратко; лаконично излагайте суть вопроса и цель звонка; не отвлекайтесь на общение с другими «нетелефонными» собеседниками; переспрашивайте, уточняйте, проверяйте взаимопонимание и др.
Работа с почтой (деловой корреспонденцией)
1) Используйте для предварительной фильтрации и сортировки почты секретаря или доверенного сотрудника.
2) Не тратьте время на случайную почту, безжалостно выбрасывайте.
3) Сортируйте почту по степени важности («реагировать сразу», «принять решение после обсуждения», «мусорная корзина», «сохранить в архиве»).
4) Фиксируйте важные места и делайте пометки по обработке и ответной реакции (например, «Проверить информацию», «Ответить утвердительно», «Выслать типовой ответ N» и т. п.).
5) Не накапливайте почту — читайте и обрабатывайте ее в начале дня один раз в 1—3 дня.
6) Заведите необходимые варианты типовых (стандартных, в которые подставляется Ф. И. О. адресата) исходящих писем.
7) Введите в практику диктовку (а также поручение «чистового оформления» и отправку) писем секретарю или доверенному сотруднику.
8) Старайтесь отвечать на письма как можно быстрее. По возможности, высылайте немедленный ответ, используя электронную почту.
Работа с книгами и прессой (газетами, журналами, статьи на тематических сайтах)
1) Читайте только самое необходимое, не тратьте избыточное время на чтение. Чем объемнее книга, которую вы планируете прочитать, тем строже должны быть ваши критерии оценки целесообразности (полезности, востребованности) данной информации.
2) Если существует такая возможность, то используйте толковых сотрудников для реферирования книг и прессы. Поручайте им делать выписки или краткие конспекты (ограниченного объема) по интересующей вас теме.
3) Используйте какие-нибудь простые и удобные техники рационального чтения (в отличие от техник скорочтения они не требуют специальных долгих и трудоемких тренировок), например, пятиступенчатый метод SQ 3R:
― Survey — ОБЗОР структуры текста;
― Question — ВОПРОСЫ, задающие цель чтения;
― Read — собственно ЧТЕНИЕ текста;
― Recite — ОБОБЩЕНИЕ текста, краткое выделение основных идей;
― Review — ПОВТОРЕНИЕ, запоминание основных идей.
4) Чтобы прочитанная информация не пропадала зря, разработайте и используйте собственную систему пометок в тексте, конспектирования, выписок на карточках и картотеку.
Как конспектировать, делать выписки?
― Выписывайте только самое необходимое и помните, что запись имеет смысл только для небольших заметок. В других случаях используйте ксерокс, сканер, принтер.
― Разработайте собственную систему конспектирования, в которую могут входить:
1) особые сокращения;
2) символические пометки;
3) различные способы подчеркивания;
4) использование цвета;
5) «свертка» информации в таблицы, схемы.
―Используйте собственные комментарии, рисунки и схемы для улучшения восприятия и запоминаемости информации. Преобразование начальной информации в рисунок или схему является мыслительной задачей, решение которой в значительной степени повышает запоминаемость выписываемой информации.
― Определитесь с форматом выписок:
1) записывается только идея или смысл текста в произвольной форме;
2) выписывается дословная цитата (требуется указание источника, библиографическая ссылка);
3) конспект (включает в себя указание источника, выписанные цитаты и/или пересказ смысла текста, а также собственные комментарии).
5 Выписка — это очень «маленькая» единица хранения информации, поэтому главная проблема — не потерять выписку! Если выписка не «размещается» в продуманной системе хранения информации, скорее всего, она будет быстро потеряна.
Использование «умной» техники
1) Для повышения эффективности работы с информацией и степени самоорганизации в целом (под углом внедрения индивидуальной системы ТМ) можно и нужно использовать:
―персональный компьютер;
―ноутбук;
―планшет;
―электронный органайзер;
―мобильный телефон с функциями органайзера.
2) В качестве минимального «джентльменского набора» компьютерных программ, которыми в совершенстве должен владеть каждый современный человек, заинтересованный в эффективной работе с информацией, являются программы, входящие в стандартный (и наиболее распространенный) пакет MS Office: MS Word, MS Excel, MS Access, MS Power Point и др.
«Величайшей компьютерной ТМ-программой всех времен и народов» можно по праву назвать электронный органайзер MS Outlook, объединяющий в «одном флаконе» функции планирования, контроля, управления контактами и встречами, архива (картотеки) и др. Разумеется, возможности MS Outlook не безграничны, и не всегда удается настроить и использовать эту программу в полном соответствии с проектируемой ТМ-системой. Но в большинстве случаев использование MS Outlook вполне эффективно в контексте и индивидуального, и ролевого, и корпоративного (социального) ТМ.
3) Кроме традиционного телефона и личных встреч активно используйте наиболее эффективные и современные средства коммуникации, которые позволят в значительной мере ускорить ваше общение:
― мобильный телефон;
―электронную почту;
―факс.
4) Используйте не только традиционные визуальные способы работы с информацией (текстовые компьютерные файлы, бумажные документы и др.), но и аудиальные. Для записи и воспроизведения звука можно использовать обычный диктофон (лучше цифровой). Диктофон можно использовать для:
― планирования своей работы;
― фиксации новых идей и ценных мыслей;
― повышения ответственности сотрудников (запись отчетов, докладов, постановки задач и др. оперативной информации);
― самообучения.
Если вы «дружите» с «умной» техникой, то здесь возможен ряд нетривиальных решений. Например, чтобы не терять драгоценного времени в дороге на работу и с работы, во время стояния в очередях и пробках и т. п., многие используют для обучения или развлечения чтение книг на планшете или мобильном телефоне. Однако это опять визуальная информация, а глаза наши вовсе не «железные» и имеют свойство.
Можно решить проблему следующим образом: интересующий текстовый файл с помощью программы для синтеза речи надиктовывается (конвертируется) в звуковой файл; потом звуковой файл переписывается на «флэшку» (МРЗ плейер); в уши втыкаются наушники, и вы получаете возможность прослушать интересующий текст, и в то же самое время глаза отдыхают. Единственной проблемой здесь является сравнительно низкое качество искусственно синтезируемой речи, но к «электронному голосу» вполне можно привыкнуть.
5 По возможности используйте только такие технические средства, которые удобны для вас и в которых вы хорошо разбираетесь. Но незнание и неумение работать с какой-либо техникой или компьютерными программами не должны становиться для вас непреодолимым барьером. Даже если использование каких-либо технических новинок является для вас тайной, потратьте на их изучение необходимое время — оно потом с лихвой окупится!
С. И. Калинин, Практикум по управлению временем