Система документооборота
Управление документооборотом становится жизненно необходимым при большом количестве документов и участников бизнес-процессов, которые с ними работают.
Обычно управление документооборотом мало интересует бизнесменов, им начинают вплотную заниматься по необходимости, когда без упорядочения процесса уже просто невозможно обойтись.
В условиях высокой конкуренции руководители хотят быть в курсе рабочего процесса, знать, как продвигается выполнение проекта, чем заняты исполнители. Когда руководство сталкивается с ситуацией пропажи документа или невозможностью быстро отыскать нужную бумагу в критический момент, возникает желание сделать управление документооборотом понятным, прозрачным и удобным. Единственный инструмент для этого – система электронного документооборота.
Чтобы управление документооборотом было эффективным, компания должна «созреть», а руководство - быть готовым к изменениям.
Система электронного документооборота приживается непросто. И связано это с высокой зарегулированностью, отсутствием прописанных бизнес процессов, отсталостью сотрудников. Потому переход на электронное управление документооборотом и отказ от бумажных документов – это частичное решение проблемы.
В условиях слабого менеджмента, когда документы на бумажных носителях теряются, а согласование в установленные сроки срывается, система электронного документооборота не решит всех проблем.
В настоящее время практически все документы российских компаний создаются в электронном виде, но 80% из них распечатываются и запускаются для согласований, исполнения, ознакомления в бумажном виде.
Система электронного документооборота требует изменений в сознании, как руководства, так и сотрудников. Если несоблюдение сроков прохождения документов является обычным делом, система электронного документооборота не поможет, и сотрудники по-прежнему будут пользоваться возможностью отнести бумажный документ лично на согласование.
Электронное управление документооборотом часто вызывает противодействие сотрудников, привыкших работать по-старинке.
В современных условиях бизнес-процессы компании часто претерпевают изменения, поэтому система электронного документооборота должна быть мобильной.
При ее выборе необходимо опираться на требования современного интерфейса, высокого качества поиска, интеграции с прочими приложениями.
Система электронного документооборота — прекрасный инструмент для работы с документами в электронном виде. Этот механизм обеспечивает доступ сотрудников к актуальным документам - правилам, положениям, должностным инструкциям.
Эффективное управление документооборотом позволяет:
• коллективно работать над документом;
• быстро искать и выбирать нужный документ;
• сохранять и удобно размещать большие объемы документов;
• контролировать прохождение и исполнение документов.
Особенно актуально электронное управление документооборотом в организациях с большими объемами обращений граждан или договорных процессов, а также когда внедряется система менеджмента качества.
Система электронного документооборота полезна для компаний любой формы собственности, крупных и мелких. Однако, ее нельзя считать универсальным решением для всех. Так, в кадровом делопроизводстве зачастую недостаточно архива неструктурированных документов для учета и анализа.
Например, при выборе информации о сотрудниках по определенной специальности или по уровню образования. Управление документооборотом в кадровом делопроизводстве требует специализированной системы, которая должна интегрироваться с системой электронного документооборота неструктурированной информации.
Система электронного документооборота не может быть внедрена за день, она требует серьезной подготовки и учета возможных рисков отказа от бумажных документов. Электронное управление документооборотом часто вынуждает пересмотреть процессы и операции в компании. Как минимум, приходится провести обучение персонала работе с системой и ввести цифровые подписи.